Remote Scrum kan ook effectief zijn!
Helaas is het niet altijd mogelijk voor een Scrum team om op een enkele locatie bij elkaar te zitten. Met een paar tools en afspraken kun je het toch effectief en efficiënt laten werken.
Het succes van Agile werken (bijvoorbeeld Scrum) valt of staat met het zijn van een echt team. Een team slaagt of faalt als geheel, en er moet dus een gevoel heersen dat mensen voor elkaar door het vuur gaan en echt samen dingen willen aanpakken. Scrum werkt dan ook het beste met een team dat op een enkele locatie werkt.
Helaas kan dat niet altijd; dat geldt nu met Covid-19, maar dat speelt vaker. Soms zit expertise op een andere locatie en soms werk je met teams waarvan een deel ge-outsourced is. Ook dan moet je zorgen voor een zo goed mogelijk werken van het team.
Als Agile coach heb ik vaak te maken met dit soort situaties en dan moet je toch wat dingen anders inrichten dan bij een team dat bij elkaar zit op een enkele locatie. In deze blog richt ik me voornamelijk op Scrum, maar het meeste is rechtstreeks ook toepasbaar op bijvoorbeeld Kanban.
Tooling
Scrum bord
Agile coaches zoals ik houden van fysieke borden met post-its en menselijke interactie. Het heeft echt waarde om een post-it fysiek te verplaatsen van kolom naar kolom. En samen bij een whiteboard staan en schetsen is echt heel effectief. Maar er zijn situaties waar dat niet kan.
Gelukkig zijn er alternatieven voor het fysieke bord. Wat voorbeelden (zeker niet volledig), van “ik heb snel een bord nodig” tot “ik wil met mijn (grote) organisatie een goede enterprise-oplossing hebben”:
- Silver Catalyst of Trello: prima voor een snel bord; als je alleen een Scrum bord wil prima tools
- Jira Agile: ondersteunt het hele proces van backlog tot bord tot rapportage. Minder goed als je op team-overkoepelend nivo wilt plannen
- VersionOne of Rally: doen alles dat Jira kan, maar hebben meer mogelijkheden voor team-overkoepelende zaken, ondersteunen meer processen en werken over het algemeen soepeler.
Bijkomend voordeel: Jira, VersionOne en Rally hebben uitgebreide ingebouwde rapportage, dat is met een fysiek bord toch wat lastiger. Qua kosten lopen de oplossingen nogal uiteen, maar de ervaring leert dat de tools, afhankelijk van hoe je de tools wilt gebruiken, zeker hun prijs waard zijn.
Binnen Luminis gebruiken we meestal Jira. Dit omdat we weinig team-overkoepelende zaken nodig hebben en ook de opties voor het echt groot schalen niet nodig hebben. Bij klanten die zelf veel teams hebben beveel ik VersionOne of Rally aan; de leercurve is steiler, de prijs is hoger, maar ze zijn veel krachtiger.
Meetings/Communicatie
Meetings zijn erg belangrijk voor het goed werken van het team. Ook is interactie tussen teamleden erg belangrijk. Bij een remote team is het dus nodig om te zorgen voor een goede communicatie-strategie.
Gelukkig zijn er oplossingen op de markt die helpen. Deze oplossingen moeten in elk geval zowel video- als tekst- communicatie ondersteunen. Denk hierbij aan Microsoft Teams, Zoom, Slack of Discord.
Binnen Luminis gebruiken we, afhankelijk van de klant, verschillende oplossingen waarbij we de laatste tijd veelal standaardiseren op Microsoft Teams.
Retrospectives
Hoewel een Retrospective natuurlijk een meeting is, en dus gebruik zal maken van een video conference, heb je toch nog wel wat speciaals nodig om het echt goed te laten werken. Het is nodig om meer visueel en interactief te werken. Ook hiervoor zijn online oplossingen. Denk aan TeamRetro, FunRetro, Reetro, Retrium of Trello, maar er zijn er veel meer.
Persoonlijk is Retrium mijn favoriet, maar de andere opties werken op zich ook prima.
Effectief gebruik maken van tooling
Het hebben van goede tooling is maar de helft van het verhaal, je moet het ook nog efficiënt gebruiken en dus moet je afspreken hoe je met de tooling omgaat. Het is dus zaak om een paar regels te hanteren.
Regel 1: Je bent deel van het team
Normaal is er binnen een team sociale controle op het aanwezig zijn en actief meewerken. Goede teamleden zijn intrinsiek gemotiveerd en blijven dus ook goed werk leveren bij het werken vanaf een andere locatie. Maar de praktijk leert dat dit niet voor iedereen geldt, en gemotiveerd blijven ook voor mensen met een intrinsieke motivatie lastiger wordt naarmate het langer gaat duren.
Het is dus belangrijk om dezelfde normen te blijven hanteren als bij een team dat op een enkele locatie zit. Iedereen is dus bij meetings, zorgt dat hij/zij gedurende de normale uren goed bereikbaar is, en doet actief mee.
Kortom, wees duidelijk in de boodschap: je werkt wel remote, maar we zijn nog steeds een team en vertrouwen op ieders volledige inzet.
Regel 2: Video waar mogelijk
We zijn allemaal geneigd om als we niet bij elkaar zitten te communiceren middels tekstberichten. Maar zoals het bij colocatie het beste werkt om met elkaar bij een whiteboard te staan of op zijn minst verbaal te communiceren, geldt dat in een remote situatie net zo. Moedig dus aan dat mensen elkaar vooral videobellen, en eventueel daarna wat besproken is documenteren en als bericht sturen.
In de meeste video conferencing tools is het mogelijk om je video uit te zetten waardoor anderen alleen een avatar te zien krijgen. Dit is een funest voor de interactie en zou dus niet voor mogen komen. Het is dan te makkelijk om de focus te verliezen en afgeleid te worden door zaken in de omgeving.
Kortom: video waar mogelijk (met documentatie achteraf), en geen avatars.
Regel 3: Doe ook leuke dingen
Veel bedrijven hebben tegenwoordig iets als een tafelvoetbalspel of een tafeltennistafel. Het doel hiervan is om teams te laten ontspannen, maar zeker ook om sociale cohesie te verbeteren.
Bij een remote team is dat wat lastiger, maar wees creatief. Er zijn best veel spellen die je online met/tegen elkaar kunt spelen. Of hou het simpel en gebruik de video conferencing oplossing die je toch al hebt voor een virtuele borrel. Het gaat er om dat het idee van een team zijn wordt bevorderd en daar hoort ontspanning bij!
Regel 4: Vergeet niet te meten
Zoals altijd, bewijs dat je processen goed werken en echt waarde leveren. Zie daarvoor ook een aantal eerdere blogs.
Conclusie
De absolute voorkeur is om teams op een enkele locatie te laten werken. Maar als dat niet mogelijk is kan het met goede tooling en goede afspraken nog steeds goed werken. De uitdaging is om de discipline niet alleen op dag 1 op te brengen maar dit ook vol te houden.
